Sinopse: A solução Magic xpi capacitou a Zazen Water a melhorar significativamente o processo de vendas e as operações de back-office, resultando em uma economia anual de mais de USD 250.000. Ao automatizar o processamento de pedidos online de ponta a ponta, o Magic xpi permite que a equipe da Zazen atenda seus clientes 24 horas por dia, 7 dias por semana, 365 dias por ano, por meio de um portal de autoatendimento low touch.
A Zazen Water foi fundada em 2007 na Austrália, produzindo uma linha de sistemas de Água Alcalina fabricados de acordo com as especificações australianas. Os produtos de sistemas de água Zazen são sistemas de água alcalinos, filtros de chuveiro e peças de reposição.
O Problema: muitos processos manuais em departamentos de operações de back-end
Como muitas outras empresas com integração de CRM e e-commerce, a Zazen era lenta por processos manuais de back-office que estavam causando ineficiências, atrasos e erros.
Cada pedido feito através do WooCommerce tinha que ser levado manualmente para o SugarCRM. Além disso, uma vez que os produtos estavam prontos, a entrega tinha que ser agendada manualmente através do Australia Post.
Para piorar as coisas, como o processo dependia inteiramente da equipe, nenhum processamento poderia acontecer nos fins de semana. Como resultado, havia muito trabalho todas as segundas-feiras. E com apenas 8 pessoas, esse era um ponto significativo.
Os Objetivos:
Claramente, um novo modelo era necessário. Algo que conectasse o CRM ao WooCommerce e agilizasse todo o processo de pedidos. Zazen tinha 4 objetivos principais para este projeto:
- Melhorar a eficiência e cumprir os prazos de entrega automatizando os pedidos online
- Melhorar o CRM e a precisão dos dados de terceiros
- Parar de usar mão de obra para entrada de dados e tarefas repetitivas
- Realizar todos os itens acima em 120 dias, sem especialistas de TI
A Solução: Automatizar o processo de vendas de ponta a ponta
A Zazen Water automatizou o processo de pedido de vendas de ponta a ponta usando Magic xpi para integrar os sistemas de negócios principais: seu portal de e-commerce (WooCommerce), CRM (SugarCRM) e entrega (Australia Post).
Ao automatizar os pedidos online, a Zazen foi capaz de melhorar a eficiência geral e cumprir os prazos de entrega diários. De acordo com Janet Parker, CEO e cofundadora da Zazen, “Após a automação do processo, o pedido de vendas é sincronizado no SugarCRM e a entrega dos produtos é agendada automaticamente no portal de postagem da Austrália. Isso economiza tempo e esforços valiosos dos funcionários da Zazen, resultando em maior produtividade, eficiência e precisão. ”
Maior precisão e integridade de dados
Ao remover os processos manuais do processo de vendas, a Zazen Water foi capaz de melhorar a precisão dos dados das informações que fluem para o sistema CRM e outros sistemas de terceiros baseados em nuvem. A precisão aprimorada dos dados no sistema CRM e em outros sistemas é um componente importante no crescimento futuro da empresa.“
“Os produtos Magic abriram caminho para crescermos de forma significativa / exponencial nos próximos anos. Isso é uma grande mudança para nós.” diz Janet.
Com o Magic xpi, a Zazen Water criou uma solução altamente escalável que permite que os pedidos sejam processados diariamente, independentemente do volume, atendendo a todos os SLAs internos e do cliente.
Mais de USD 170.000 de economia anual por meio da melhoria na produtividade.
Ao liberar a equipe da responsabilidade da inclusão de dados, para tarefas de alto valor mais significativas, a experiência geral do funcionário foi melhorada drasticamente, resultando em aumento da produtividade e do moral da equipe.
A Zazen conseguiu realocar a equipe para tarefas mais produtivas, o que resultou em uma economia de mais de USD 80.500 por ano, com economia prevista de mais de USD 170.000 nos próximos cinco anos. Como o processo de vendas agora é muito menos trabalhoso, durante a COVID -19 a Zazen registrou um aumento de 30% nas vendas trimestrais usando a plataforma de integração Magic xpi. “Os esforços conjuntos do Magic e da Zazen para colocar a Fase I em produção foi um enorme marco para nós. O profissionalismo demonstrado pela equipe da Magic em tornar o projeto possível foi muito apreciado.”
Experiência do cliente aprimorada
Ao simplificar as operações de vendas, a Zazen Water é capaz de eliminar atrasos e lentidão. Como o processo de vendas é totalmente automatizado e não depende mais do horário comercial, a Zazen agora pode responder aos clientes 24 horas por dia, 7 dias por semana.
Implantação em apenas 120 dias
Por fim, a Zazen conseguiu implantar a solução Magic xpi sem especialistas de TI internos, dentro do orçamento e em apenas 120 dias.
“Como uma PME, o uso da tecnologia Magic xpi nos fornece uma plataforma estratégica robusta e escalável para nosso crescimento, além de vantagens competitivas por meio da automação. A capacidade de integrar sistemas complexos com facilidade e rapidez, sem nenhum conhecimento técnico interno, fala por si. Isso nos ajudou a transformar nossa empresa e acelerá-la para o crescimento futuro. ” diz Janet.
Graças ao sucesso da Fase I do projeto de automação com Magic xpi, a Zazen decidiu avançar com a Fase II – mudando de WooCommerce para a plataforma de comércio eletrônico Shopify. A equipe da Magic continuará a ser parte integrante do processo, desenvolvendo um conector entre o Shopify e o Xero Contábil.
A solução Magic xpi capacitou a Zazen Water a melhorar significativamente o processo de vendas, as operações de back-office e a experiência do cliente. Ao automatizar o processamento de pedidos online de ponta a ponta, o Magic xpi permite que a equipe da Zazen atenda seus clientes 24 horas por dia, 7 dias por semana, 365 dias por ano, por meio de um portal de autoatendimento low touch.
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