Mit der Lösung Magic xpi konnte Zazen Water den Verkaufsprozess und die Back-Office-Operationen erheblich verbessern, was zu jährlichen Einsparungen von über 250.000 US-Dollar geführt hat. Durch die Automatisierung der End-to-End-Online-Bestellabwicklung ermöglicht Magic xpi dem Zazen-Team, seine Kunden rund um die Uhr über ein berührungsarmes Selbstbedienungsportal zu bedienen.
Zazen Water wurde 2007 in Australien gegründet und produziert eine Reihe von Alkaline Wassersystemen, die nach australischen Spezifikationen hergestellt werden. Die Produkte von Zazen Water Systems sind Alkaline Wassersysteme, Duschfilter und Ersatzteile.
Das Problem: Zu viele manuelle Prozesse in den Back-End-Abteilungen
Wie viele andere Unternehmen mit einer CRM- und einer e-Commerce-Integration wurde Zazen durch manuelle Backoffice-Prozesse verlangsamt, die Ineffizienz, Verzögerungen und Fehler verursachten.
Jede Bestellung, die über das WooCommerce System aufgegeben wurde, musste manuell in SugarCRM eingepflegt werden. Außerdem musste die Lieferung, sobald die Produkte fertig waren, manuell über die Australia Post geplant werden.
Erschwerend kam hinzu, dass an den Wochenenden keine Bearbeitung stattfinden konnte, da der Prozess vollständig vom Personal abhängig war. Infolgedessen türmte sich jeden Montag eine enorme Menge an Arbeit auf. Mit nur 8 Mitarbeitern ein erhebliches Problem.
Die Ziele:
Es war klar, dass ein neues Modell benötigt wurde. Etwas, das das CRM mit WooCommerce verbindet und den gesamten Bestellprozess rationalisiert. Zazen hatte 4 große Ziele für dieses Projekt:
- Verbesserung der Effizienz und Einhaltung von Lieferfristen durch Automatisierung von Online-Bestellungen
- Verbessern der Genauigkeit von CRM- und Drittanbieter-Daten
- Kein weiterer Einsatz von Arbeitskräften für Dateneingabe und sich wiederholende Aufgaben
- Umsetzung aller oben genannter Aufgaben innerhalb von 120 Tagen, ohne IT-Spezialisten
Die Lösung: End-to-End-Automatisierung des Vertriebsprozesses
Zazen Water automatisierte den End-to-End-Bestellprozess mit Magic xpi, um die Kerngeschäftssysteme zu integrieren: Das e-Commerce-Portal (WooCommerce), das CRM System (SugarCRM) und die Lieferung (Australia Post).
Durch die Automatisierung der Online-Bestellungen konnte Zazen die Gesamteffizienz verbessern und die täglichen Lieferfristen einhalten. Janet Parker, CEO und Mitbegründerin von Zazen, erklärt: „Nach der Prozessautomatisierung wird der Kundenauftrag in SugarCRM repliziert und die Lieferung der Produkte wird automatisch auf dem Portal der Australia Post geplant. Das spart wertvolle Zeit und Arbeitsaufwand der Zazen-Mitarbeiter, was zu einer erhöhten Produktivität, Effizienz und Genauigkeit führt.“
Verbesserte Genauigkeit und Datenintegrität
Durch das Eliminieren manueller Prozesse im Verkaufsprozess konnte Zazen Water die Datengenauigkeit der Informationen, die in das CRM-System und andere cloud-basierte Systeme von Drittanbietern fließen, verbessern. Die verbesserte Datengenauigkeit im CRM-System und anderen Systemen ist eine wichtige Komponente für das zukünftige Wachstum des Unternehmens.
„Magic hat uns den Weg für ein signifikantes, ja sogar exponentielles Wachstum in den kommenden Jahren geebnet. Das stellt eine bedeutende Wendung für uns dar“, sagt Janet.
Zusammen mit Magic xpi hat Zazen Water eine hoch skalierbare Lösung geschaffen, mit der Bestellungen unabhängig vom Volumen täglich bearbeitet werden können, wobei alle internen und Kunden-SLAs eingehalten werden.
Über 170.000 Dollar jährliche Einsparungen durch verbesserte Produktivität
Durch die Verlagerung der Personalverantwortlichkeit weg von der Dateneingabe und hin zu sinnvolleren Aufgaben von hohem Wert wurde die Zufriedenheit der Mitarbeiter dramatisch verbessert, was zu einer erhöhten Produktivität und Moral des Personals geführt hat.
Zazen konnte seine Mitarbeitern produktiveren Aufgaben zuweisen, was zu Einsparungen von über 80.500 Dollar pro Jahr führte, mit prognostizierten Einsparungen von über 170.000 Dollar in den nächsten fünf Jahren. Da der Verkaufsprozess während COVID-19 nun viel weniger arbeitsintensiv ist, konnte Zazen mit Hilfe der Magic xpi Integrationsplattform eine 30 prozentige Steigerung der vierteljährlichen Verkäufe verzeichnen. „Die gemeinsamen Anstrengungen von Magic und Zazen mit Phase I live zu gehen, waren ein großer Meilenstein für uns. Die Professionalität, mit der das Magic-Team das Projekt möglich gemacht hat, wissen wir wirklich zu schätzen“.
Verbesserte Kundenzufriedenheit
Durch die Straffung der Verkaufsabläufe kann Zazen Water Rückstände und Verzögerungen beseitigen. Da der Verkaufsprozess nun vollständig automatisiert ist und nicht mehr von den Geschäftszeiten abhängt, kann Zazen rund um die Uhr auf seine Kunden eingehen.
Implementierung in nur 120 Tagen
Zazen Water hat die Magic xpi Integrationsplattform ohne interne IT-Spezialisten innerhalb des geplanten Budgets und in nur 120 Tagen implementiert.
„Als KMU bietet uns der Einsatz der Magic xpi-Technologie eine skalierbare und robuste strategische Plattform für unser Wachstum und einen Wettbewerbsvorteil durch Automatisierung. Die Möglichkeit, komplexe Systeme einfach und schnell ohne internes technisches Fachwissen zu integrieren, spricht für sich. Sie hat uns dabei geholfen, unser Unternehmen umzugestalten und für zukünftiges Wachstum zu beschleunigen“, so Janet.
Dank des Erfolgs von Phase I des Automatisierungsprojekts mit Magic xpi hat Zazen beschlossen, mit Phase II fortzufahren und von WooCommerce auf die Shopify e-Commerce-Plattform umzustellen. Das Magic-Team wird weiterhin ein integraler Bestandteil des Prozesses sein und einen Konnektor zwischen Shopify und der Xero-Buchhaltung entwickeln.
Mit der Magic xpi-Lösung konnte Zazen Water den Verkaufsprozess, die Back-Office-Abläufe und die Kundenerfahrung erheblich verbessern. Durch die Automatisierung der End-to-End-Online-Bestellabwicklung ermöglicht Magic xpi dem Zazen-Team, seine Kunden rund um die Uhr über ein berührungsarmes Selbstbedienungsportal zu bedienen.
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